KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PENGERTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI

            Istilah komunikasi (bahasa inggris : communication) mempunyai banyak arti. Menurut asal katanya (etimologi), istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu communis, yang berarti sama (common). Dari kata communis berubah menjadi kata kerja kommunicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan. Jadi menurut asal katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Untuk mendapatkan pengertian yang sama maka dalam mengkomunikasikan suatu informasi harus ditetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik temu yang sama.

            Wexley dan Yukl antara lain menggatakan “ communication can be defined as the tranmission of information between two or more persons”. Artinya : “Komunikasi dapat diberikan definisi sebagai pengiriman informasi antara dua orang atau lebih”.

            Mc. Farland memberi definisi sebagai berikut, “communication may bedefined as the process of meaningful iinteraction among human being”. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai interaksi atau proses hubungan saling pengertian antar manusia.

            Elliot Jaques memberikan definisi sebagai berikut, “communication on the sumtotal of directly and indirectly conscously and unconscously transmitted felling, ettitudes, and wishes”. Artinya : “Komunikasi adalah penyampaian berbagai macam perasaan, sikap dan kehendak, baik secara langsung maupun tidak langsung, baik secara sadar maupun tidak sadar”.

            Dari beberapa definisi dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyamppaian informasi dari satu pihak kepada lain untuk mendapat saling pengertian. Dari definisi tersebut terkandung dua pengertian, yaitu  proses dan informasi. Proses merupakan suatu rangkaian dari pada langkah – langkah atu tahap – tahap yang harus dilalui dalam usaha pencapaian suatu tujuan. Adapun rangkaian model proses komunikasi adalah melalui tahap – tahap sebagai berikut :

1)      Tahap penciptaan gagasan (tahap ideasi)  yang dilakukan oleh pihak pengirim informasi (kommunikator = communicator).

2)      Tahap penyusunan gagasan dalam bentuk simbol atau tanda – tanda sandi (tahap encodiing). Simbol atau tanda – tanda sandi dapat berupa gambar – gambar yang mengandung arti, kata – kata (lisan maupun tertulis), gerakan atu tindakan dengan mempergunakan bahasa badan (body language).

3)      Tahap pengiriman (transmitting). Gagasan yang telah disusun dalam benruk simbol – simbol atau tanda – tanda sandi disampaikan melalui saluran atau media komunikasi yang telah disediakan organisasi yang bersangkutan.

4)      Tahap penerimaan. Informasi yang telah dikirim oleh pihak komunikator melalui media komunikasi diterima oleh pihak penerima informasi. Penerima informasi ini sering disebut dengan istilah komunikan. Untuk menerima informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara tergantung dari media komunikasi yang dipergunakan.

5)      Tahap menginterpretasikan gagasan atau pesan yang diterima. Tahap ini sering disebut juga tahap decoding. Dalam tahap ini gagasan – gagasan atau pesan – pesan yang diterima diinterpretasikan atau diartikan.

6)      Tahap pemberian tanggapan. Ini merupakan tahap terakhir. Setelah pihak penerima berita (komunikan) melakukan intrepretasi terhadap informasi yang diterima, penerima berita sering disebut respon, umpan balik  atau feedback. Respon atau tanggapan yang diberikan oleh pihak komunikan dibedakan menjadi 6 macam, yaitu :

a)      Respon langsung (direct respons), ialah respon yang diberikan langsung oleh pihak komunikan tidak memerlukan jangka waktu yang relatif lama.

b)      Respon tidak langsung (indirect respons), ialah respon yang memerlukan jangka waktu. Dalam hal ini respon yang diberikan oleh pihak komunikan tertunda beberapa saat.

c)      Respon yang kurang dimengerti, ialah respon yang tidak dapat dimengerti oleh pihak komunikator.

d)      Respon yang dapat dimengerti, ialah respon yang diberikan oleh pihak komunikan dapat dimengerti oleh pihak komunikator sehingga antara pihak komunikator dengan pihak komunikan terdapat saling pengertian.

e)      Respon yang bersifat netral, ialah respon pihak komunikan yang tidak memberikan dukungan ataupun menentangnya.

f)       Respon yang bersifat negatif, ialah respon yang diberikan oleh pihak komunikan tidak memberikan dukungan kepada pihak komunikator.

Agar komunikan dapat memberikan respon seperti yang diharapkan oleh komunikator, komunikator dan komunikan harus mempunyai pengalaman yang sama (common experience).

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

            Telah diutarakan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling pengertian. Yang dimaksud dengan komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi ide – ide, diantara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi dalam organisasi pada dasarnya suatu kegiatan intern didalam organisasi. Pentingnya komunikasi dalam organisasi, secara terinci dapat dilihat dalam hal – hal berikut ini :

1)      Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas diantaranya :

a)      Para bawahan dengan atasan/pemimpin

b)      Bawahan dengan bawahan

c)      Atasan dengan atasan

d)      Pegawai dengan organisasi/lembaga yang bersangkutan

2)      Menimbulkan saling pengertian diantara pegawai

3)      Meningkatkan rasa tanggung jawab pegawai

4)      Meningkatkan kerja sama (team work) diantara pegawai

5)      Meningkatkan kegairahan kerja para pegawai.

6)      Meningkatkan moral dan disiplin para pegawai

7)      Meningkatkan semangat korp atau esprit de corp dikalangan para pegawai

8)      Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan – peraturan, ketentuan – ketentuan, yang telah diteapkan oleh pimpinan organisasi

9)      Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien

10)  Semua informasi, keterangan – keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat dan tepat diperoleh

BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

            Dalam perkembanganya Komunikasi dalam sebuah organisasi dibagi dalam beberapa hal :

1)      Interpersonal communication
      Komunikasi yang terjadi antar individu.

2)      Management Information System
Misalnya: dengan menggunakan computer, data, informasi.

3)      Non verbal communication
Pralinguistic, proxemics, kinesics, chronemics, olfaksi, tactile, artifactual.

4)    Telecomunication
Komunikasi dengan peralatan yang mana komunikator dan komunikan tidak
berhadapan langsung.
Misalnya: telepon, TV, e-mail, voice messaging, electronic bulletin board. 

5)      The organizational communication process
- instruksi atau komando
- laporan, pertanyaan, permintaan
- subsgroup dengan subsgroups
- staff

BENTUK KOMUNIKASI BERDASAR STRUKTUR ORGANISASI

1.  Interactive communication .
            Komunikasi yang terjadi pada karyawan yang selevel.  Bentuknya adalah :
            a. Task coordination
            b. Problem solving
            c. Information sharing
            d. Conflict Resolution
2.  Subordinate - initiated communication .
            Disebut juga dengan upward communication yaitu komunikasi yang terjadi dari
bawahan ke atasannya.  Adapun bentuknya adalah:
            a. Informasi pribadi tentang gagasan, sikap, peampilan kerja.
            b. Informasi feedback tentang performance teknis, beberapa informasi penting
            lainnya.
3. Superior - subordinate communication .
            Disebut juga downward communication yaitu komunikatornya adalah atasan
dan komunikasinya adalah bawahannya.
Katz & Kahn menyebutkan 5 bentuk komunikasi downward, yaitu:
            a. memberi tugas rinci - job instruction
            b. memberi informasi tentang prosedur organisasi dan latihan-latihan.
            c. memberi informasi tentang rastionale of the job yaitu alasan mengapa tugas
            tersebut harus dilakukan
            d. memberi tahu tentang kinerja anak buah
            e. memberi informasi tentang ideologi organisasi (visi, misi) untuk memudahkan
            dalam mencapai tujuan organisasi.

Sumber             :

Wursanto, Ig. 2002, Dasar – Dasar Ilmu Organisasi, ANDI, Yogyakarta.

http://musfialdy.blogspot.com/2010/08/fungsi-dan-bentuk-komunikasi-dalam.html