KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PENGERTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI

            Istilah komunikasi (bahasa inggris : communication) mempunyai banyak arti. Menurut asal katanya (etimologi), istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu communis, yang berarti sama (common). Dari kata communis berubah menjadi kata kerja kommunicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan. Jadi menurut asal katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Untuk mendapatkan pengertian yang sama maka dalam mengkomunikasikan suatu informasi harus ditetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik temu yang sama.

            Wexley dan Yukl antara lain menggatakan “ communication can be defined as the tranmission of information between two or more persons”. Artinya : “Komunikasi dapat diberikan definisi sebagai pengiriman informasi antara dua orang atau lebih”.

            Mc. Farland memberi definisi sebagai berikut, “communication may bedefined as the process of meaningful iinteraction among human being”. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai interaksi atau proses hubungan saling pengertian antar manusia.

            Elliot Jaques memberikan definisi sebagai berikut, “communication on the sumtotal of directly and indirectly conscously and unconscously transmitted felling, ettitudes, and wishes”. Artinya : “Komunikasi adalah penyampaian berbagai macam perasaan, sikap dan kehendak, baik secara langsung maupun tidak langsung, baik secara sadar maupun tidak sadar”.

            Dari beberapa definisi dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyamppaian informasi dari satu pihak kepada lain untuk mendapat saling pengertian. Dari definisi tersebut terkandung dua pengertian, yaitu  proses dan informasi. Proses merupakan suatu rangkaian dari pada langkah – langkah atu tahap – tahap yang harus dilalui dalam usaha pencapaian suatu tujuan. Adapun rangkaian model proses komunikasi adalah melalui tahap – tahap sebagai berikut :

1)      Tahap penciptaan gagasan (tahap ideasi)  yang dilakukan oleh pihak pengirim informasi (kommunikator = communicator).

2)      Tahap penyusunan gagasan dalam bentuk simbol atau tanda – tanda sandi (tahap encodiing). Simbol atau tanda – tanda sandi dapat berupa gambar – gambar yang mengandung arti, kata – kata (lisan maupun tertulis), gerakan atu tindakan dengan mempergunakan bahasa badan (body language).

3)      Tahap pengiriman (transmitting). Gagasan yang telah disusun dalam benruk simbol – simbol atau tanda – tanda sandi disampaikan melalui saluran atau media komunikasi yang telah disediakan organisasi yang bersangkutan.

4)      Tahap penerimaan. Informasi yang telah dikirim oleh pihak komunikator melalui media komunikasi diterima oleh pihak penerima informasi. Penerima informasi ini sering disebut dengan istilah komunikan. Untuk menerima informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara tergantung dari media komunikasi yang dipergunakan.

5)      Tahap menginterpretasikan gagasan atau pesan yang diterima. Tahap ini sering disebut juga tahap decoding. Dalam tahap ini gagasan – gagasan atau pesan – pesan yang diterima diinterpretasikan atau diartikan.

6)      Tahap pemberian tanggapan. Ini merupakan tahap terakhir. Setelah pihak penerima berita (komunikan) melakukan intrepretasi terhadap informasi yang diterima, penerima berita sering disebut respon, umpan balik  atau feedback. Respon atau tanggapan yang diberikan oleh pihak komunikan dibedakan menjadi 6 macam, yaitu :

a)      Respon langsung (direct respons), ialah respon yang diberikan langsung oleh pihak komunikan tidak memerlukan jangka waktu yang relatif lama.

b)      Respon tidak langsung (indirect respons), ialah respon yang memerlukan jangka waktu. Dalam hal ini respon yang diberikan oleh pihak komunikan tertunda beberapa saat.

c)      Respon yang kurang dimengerti, ialah respon yang tidak dapat dimengerti oleh pihak komunikator.

d)      Respon yang dapat dimengerti, ialah respon yang diberikan oleh pihak komunikan dapat dimengerti oleh pihak komunikator sehingga antara pihak komunikator dengan pihak komunikan terdapat saling pengertian.

e)      Respon yang bersifat netral, ialah respon pihak komunikan yang tidak memberikan dukungan ataupun menentangnya.

f)       Respon yang bersifat negatif, ialah respon yang diberikan oleh pihak komunikan tidak memberikan dukungan kepada pihak komunikator.

Agar komunikan dapat memberikan respon seperti yang diharapkan oleh komunikator, komunikator dan komunikan harus mempunyai pengalaman yang sama (common experience).

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

            Telah diutarakan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling pengertian. Yang dimaksud dengan komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi ide – ide, diantara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi dalam organisasi pada dasarnya suatu kegiatan intern didalam organisasi. Pentingnya komunikasi dalam organisasi, secara terinci dapat dilihat dalam hal – hal berikut ini :

1)      Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas diantaranya :

a)      Para bawahan dengan atasan/pemimpin

b)      Bawahan dengan bawahan

c)      Atasan dengan atasan

d)      Pegawai dengan organisasi/lembaga yang bersangkutan

2)      Menimbulkan saling pengertian diantara pegawai

3)      Meningkatkan rasa tanggung jawab pegawai

4)      Meningkatkan kerja sama (team work) diantara pegawai

5)      Meningkatkan kegairahan kerja para pegawai.

6)      Meningkatkan moral dan disiplin para pegawai

7)      Meningkatkan semangat korp atau esprit de corp dikalangan para pegawai

8)      Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan – peraturan, ketentuan – ketentuan, yang telah diteapkan oleh pimpinan organisasi

9)      Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien

10)  Semua informasi, keterangan – keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat dan tepat diperoleh

BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

            Dalam perkembanganya Komunikasi dalam sebuah organisasi dibagi dalam beberapa hal :

1)      Interpersonal communication
      Komunikasi yang terjadi antar individu.

2)      Management Information System
Misalnya: dengan menggunakan computer, data, informasi.

3)      Non verbal communication
Pralinguistic, proxemics, kinesics, chronemics, olfaksi, tactile, artifactual.

4)    Telecomunication
Komunikasi dengan peralatan yang mana komunikator dan komunikan tidak
berhadapan langsung.
Misalnya: telepon, TV, e-mail, voice messaging, electronic bulletin board. 

5)      The organizational communication process
- instruksi atau komando
- laporan, pertanyaan, permintaan
- subsgroup dengan subsgroups
- staff

BENTUK KOMUNIKASI BERDASAR STRUKTUR ORGANISASI

1.  Interactive communication .
            Komunikasi yang terjadi pada karyawan yang selevel.  Bentuknya adalah :
            a. Task coordination
            b. Problem solving
            c. Information sharing
            d. Conflict Resolution
2.  Subordinate - initiated communication .
            Disebut juga dengan upward communication yaitu komunikasi yang terjadi dari
bawahan ke atasannya.  Adapun bentuknya adalah:
            a. Informasi pribadi tentang gagasan, sikap, peampilan kerja.
            b. Informasi feedback tentang performance teknis, beberapa informasi penting
            lainnya.
3. Superior - subordinate communication .
            Disebut juga downward communication yaitu komunikatornya adalah atasan
dan komunikasinya adalah bawahannya.
Katz & Kahn menyebutkan 5 bentuk komunikasi downward, yaitu:
            a. memberi tugas rinci - job instruction
            b. memberi informasi tentang prosedur organisasi dan latihan-latihan.
            c. memberi informasi tentang rastionale of the job yaitu alasan mengapa tugas
            tersebut harus dilakukan
            d. memberi tahu tentang kinerja anak buah
            e. memberi informasi tentang ideologi organisasi (visi, misi) untuk memudahkan
            dalam mencapai tujuan organisasi.

Sumber             :

Wursanto, Ig. 2002, Dasar – Dasar Ilmu Organisasi, ANDI, Yogyakarta.

http://musfialdy.blogspot.com/2010/08/fungsi-dan-bentuk-komunikasi-dalam.html

TEORI ORGANISASI

MACAM & TIPE

ORGANISASI

1.1 Tipe-tipe organisasi

Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat mereka terstruktur. Namur dalam kenyataannya tidak ada sebuah organisasi formal maupun informal yang sempurna.

1.     Organisasi Formal/Resmi

Organisasi formal/ Resmi adaah organisasi yang dibentuk oleh sekumpulan orang/masyarakat yang memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya, serta memilki kekuatan hukum. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J Winardi, 2003:9). Contoh organisasi formal adalah : Perusahaan, Badan Pemerintah, Sekolah, Negara

Ciri dari organisasi formal/resmi, antara lain :

a.       Pola organisasinya terstruktur

b.      Tujuannya tersusun dengan jelas

c.       Besifat kaku

2. Organisasi Informal

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Ciri dari organisasi informal, antara lain :

1. hubungan didalamnya lebih bersifat spontan dan tidak terorganisir
2. lebih fleksibel
3. disiplin kerja berdasarkan atas kesadaran pribadi.

Selain itu, organisasi informal juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

• Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
• Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi berdasarkan sasaran pokok mereka

Organisasi yang didirikan tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai secara maksimal. Oleh karenanya suatu organisasi menentukan sasaran pokok mereka berdasarka kriteria-kriteria organisasi tertentu. Adapun sasaran yang ingin dicapai umumnya menurut J Winardi adalah:

1. Organisasi berorientasi pada pelayanan (service organizations), yaitu organisasi yang berupaya memberikan pelayanan yang profesional kepada anggotanya maupun pada kliennya. Selain itu siap membantu orang tanpa menuntut pembayaran penuh dari penerima servis.
2. Organisasi yang berorientasi pada aspek ekonomi (economic organizations), yaitu organisasi yang menyediakan barang dan jasa sebagai imbalan dalam pembayaran dalam bentuk tertentu.
3. Organisasi sosial (social organizations) adalah perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, yang berfungsi sebagai sarana partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara.
4. Organisasi politik adalah organisasi atau kelompok yang bergerak atau berkepentingan atau terlibat dalam proses politik dan dalam ilmu kenegaraan, secara aktif berperan dalam menentukan nasib bangsa tersebut.
5. Organisasi pemerintah (government organizations)
6. Organisasi perlindungan (protective organizations)
7. Organisasi yang berorientasi pada aspek religius (religious organizations)

     1.2                       Macam – macam Organisasi

Saat ini saya akan membahas macam-macam organisasi. Organisasi terbagi menjadi tiga. Organisasi Niaga, Organisasi Sosial dan Organisasi Regional & Internasional.

Berikut ini adalah penjelasan dari ketiga Organisasi tersebut:

     1.      Organisasi Niaga
     Organisasi Niaga adalah organisasi yang tujuan utamanya mencari keuntungan
Macam-macam Organisasi Niaga :
- Perseroan Terbatas (PT)‏
- Perseroan Komanditer (CV)‏
- Firma (FA)‏
- Koperasi
- Join Ventura
- Trus
- Kontel
- Holding Company

     2.      Organisasi Sosial
     Organisasi Sosial adalah organisasi yang dibentuk oleh anggota masyarakat
 Jalur pembentukan organisasi Kemasyarakatan :
- Jalur Keagamaan
- Jalur Profesi
- Jalur Kepemudaan
- Jalur Kemahasiswaan
- Jalur Kepartaian & Kekaryaan

     3.      Organisasi Regional & International
- Organisasi Regional
   Organisasi Regional adalah organisasi yang luas wilayahnya meliputi beberapa negara tertentu saja.
- Organisasi Internasional
Organisasi Internasional adalah organisasi yang anggota-anggotanya meliputi negara di dunia.

Macam – macam Organisasi Internasional :

1.      UN = United Nation = PBB (1945)

2.   UNICEF = United Nations International Childrens Emergency Fund (1946), namun namanya diganti setelah thn 1953 menjadi: United Nations Children’s Fund.

3.      UNESCO = the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (16 November 1945)

4.      UNCHR = United Nations Commission on Human Rights (2006)

5.      UNHCR = Uited Nations High Commissioner for Refugees (14 Desember 1950)

6.      UNDPR = The United Nations Division for Palestinian Rights (2 Desember 1977)

7.      UNSCOP = The United Nations Special Committee on Palestine (May 1947, oleh 11 negara)

8.      WHO = World Health Organization (7 April 1948)

9.      IMF = International Monetary Fund (Juli 1944, 180 negara)

10.  NATO = North Atlantic Treaty Organisation (4 April 1949)

11.  NGO = Non-Governmental Organizations .Dalam bahasa Indonesia Lembaga Swadaya Masyarakat – LSM, yg didirikan oleh perorangan atau per-group dan tdk terikat oleh pemerintah.

12.  GREENPEACE (40 negara, dari Europe, State of America, Asia, Africa dan Pacific, semenjak 1971).

13. AMNESTY International (1961, memiliki sekitar 2,2 juta anggota, dari 150 negara, organisasi yg membantu menghentikan penyelewengan/pelecehan hak azasi manusia)

14.  WWF = the World Wildlife Fund (1985, Memiliki hampir 5 juta pendukung, distribusi dari lima benua, memiliki perkantoran/perwakilan di 90 negara).

15. G8 = Group of Eight, kelompok negara termaju di dunia. Sebelumnya G6 pd thn 1975, kemudian dimasuki oleh Kanada 1976 (Perancis, Jerman, Italia, Jepang, Britania Raya, Amerika Serikat, Kanada dan Rusia (tidak ikut dalam seluruh acara), serta Uni Eropa.

16.  EU = The European Union (27 negara anggota, 1 november 1993)

17. DANIDA = Danish International Development Assistance (Organisasi yg memberikan bantuan kepada negara2 miskin, pengungsi, bencana alam)

18. ICRC = International Committee of the Red Cross (1863) = Palang Merah, gerakan bantuan kemanusiaan saat bencana alam atau peperangan.

19. OPEC = Organization of the Petroleum Exporting Countries (1960, anggota 13 negara, termasuk Indonesia)

20. ASEAN = Association of Southeast Asian Nations = Perhimpunan Bangsa-bangsa Asia Tenggara (PERBARA) ( Dibentuk 8 Agustus 1967, memiliki 10 negara anggota, Timor Leste dan Papua new Guinea hanya sebagai pemantau, dan masih mempertimbangkan akan menjadi anggota)

Refrensi           :

http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi_sosial

http://marinnrin.wordpress.com/2010/10/05/macam-macam-organisasi/

Teori Organisasi

TEORI ORGANISASI

Secara sederhana Organisasi dapat di artikan sebagai suatu sekelompok orang yang saling bekerjasama satu dengan yang lainnya agar mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Berorganisasi juga menjadi suatu kegiatan yang positif karena kita saling sharing dan menggemukakan pendapat agar organisasi bisa berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan – peraturan yang telah disepakati bersama.

            Berikut beberapa definisi tentang organisasi, menurut para ahli:

•   Menurut ERNEST DALE:

            Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu  struktur atau pola hubungan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.

•     Menurut CYRIL SOFFER:

Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.

•     Menurut KAST & ROSENZWEIG:

Organisasi adalah sub sistem teknik, sub syistem structural, sub sistem pshikososial dan sub sistem manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan.

Definisi UMUM:

“Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”

Adapun Unsur-Unsur organisasi secara sederhana memiliki tiga unsur, yaitu:

• Man

                  Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnal. Pegawai atau personnal terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja.

• Kerja sama

Secara makhluk sosial manusia tidak dapat dipisahkan dari berbagai macam organisasi dan setiap orang didunia ini tidak ada yang dapat hidup sendiri untuk melakukan segala aktivitasnya dan Kerja sama dapat diartikan sebagai suatu perbuatan saling bantu-membantu akan adanya suatu pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, kerjasama sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi untuk tercapainya suatu tujun yang diingikan .

•   Tujuan Bersama

                  Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau apa yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, dan anggaran (budgeting), yang telah ditetapkan.

CIRI-CIRI ORGANISASI:

•         Lembaga sosial yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.

•         Dikembangkan untuk mencapai tujuan

•         Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun

•         Instrumen social yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi.

Maka dari itu, penting sekali bagi kita khususnya untuk para mahasiswa agar ikut bergabung didalam sebuah lembaga sosial karena banyak sekali manfaat yang bisa kita dapat jika kita bergabung dan beraktivitas dalam sebuah organisasi. Manfaat tersebut ialah, antara lain :

·    Organisasi merupakan sarana untuk kita berinteraksi dengan orang lain dalam ruang lingkup yang sangat luas

·         Organisasi dapat melatih kita dengan kemampuan bekerja sama dengan orang lain

·         Organisasi dapat mengasah kemampuan kita dalam berfikir.

Sumber          : s_tiwi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/17350/MINGGU_3.doc

  http://www.dewipurwasihsofia.blogspot.com/